De executeur onder de loep
Geplaatst op: 16-10-2021, 11:34:09
Bij het maken van een testament kunt u de executeur(s) benoemen, bijvoorbeeld een of meer erfgenamen of een professionele executeur. Welke keuze u ook maakt, ga daarbij niet over één nacht ijs!
Heeft u al nagedacht over wie uw testament moet uitvoeren? Niet? Dan bent u niet de enige. U bent namelijk niet verplicht om de ‘executeur’ — de persoon die namens alle erfgenamen verantwoordelijk is voor de afwikkeling van de erfenis, vroeger: de ‘executeur testamentair’ — aan te wijzen.
Als u geen testament hebt, of als uw testament er niets over zegt, zijn uw erfgenamen automatisch gezamenlijk executeur. Heeft u twee kinderen die uw enige erfgenamen zijn, gaan ze goed met elkaar om en is de erfenis overzichtelijk, dan is het benoemen van een specifieke executeur waarschijnlijk niet eens nodig. Maar zijn er meer erfgenamen, dan wordt het al snel onoverzichtelijk omdat voor iedere handeling namens de boedel de goedkeuring van alle erfgenamen nodig is.
Benoemen executeur
Wilt u de regie houden over wie de afhandeling van uw testament doet, dan kunt u de executeur(s) benoemen. Dat kan bijvoorbeeld uw partner zijn, of (één van) uw kinderen of een ander familielid, het maakt eigenlijk niet uit wie zolang ze maar voldoende capabel zijn om uw nalatenschap af te wikkelen. U moet dit in uw testament laten opnemen, waarbij u meteen kunt bepalen of de executeur een beloning moet krijgen voor de werkzaamheden (realiseer u wel dat die beloning belast is en ten laste komt van de netto erfenis van alle erfgenamen!). U kunt ook meerdere executeurs benoemen en de taken over hen verdelen, als u hen individueel niet te zwaar wilt belasten. Er komt immers nogal wat op hem of haar af.
De executeur kan ook weigeren. In uw testament kunt u laten opnemen dat de executeur een andere executeur in de plaats kan stellen of mede-executeur(s) kan benoemen als hij dat nodig acht (bijvoorbeeld als uw nalatenschap complex is). Als het testament daarin voorziet, kunnen de erfgenamen ook de kantonrechter verzoeken een andere executeur aan te wijzen.
Taken
De primaire taak van de executeur is doorgaans het verzamelen van alle relevante informatie, het betalen van de op het moment van overlijden openstaande schulden, het innen van vorderingen van de nalatenschap, het doen van aangifte voor de erfbelasting en het beheer en verdeelklaar maken van de boedel. Daarnaast kan de executeur uiteraard ook een aantal praktische zaken regelen. Denk dan aan het verzorgen van huisdieren of ze elders onderbrengen, de ijskast leeghalen, bederfelijke waar verkopen of weggeven, de vuilnisbakken legen, de waterleiding afsluiten, de thermostaat van het huis goed instellen, het alarm inschakelen of anders instellen, sloten vervangen, zorgen dat de tuin niet verwildert, een nee/nee-sticker op de brievenbus plakken om te voorkomen dat die volstroomt, de post regelmatig weghalen (en eventueel laten doorsturen), contracten, verzekeringen, lidmaatschappen en abonnementen opzeggen en ook sociale media als LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram en YouTube afsluiten als de erfgenamen daar prijs op stellen.
LET OP: De kosten van de boedelafwikkeling (executeur, notaris, accountant, enzovoorts) zijn netto en dus niet aftrekbaar.
Ruzie
Als ruzie ontstaat vanwege de erfenis, dan is de oorzaak meestal gelegen in emoties — papa hield altijd al méér van jou! —, hebzucht — dat onooglijke schilderijtje bleek achteraf toch wel erg veel geld waard — of een combinatie van beide. Dit is deels te ondervangen door het benoemen van een professionele executeur die als een scheidsrechter boven de partijen staat. In de praktijk voorkomt dat veel geruzie en diens aanstelling bevordert bovendien een efficiëntere en snellere boedelafwikkeling. Uw erfgenamen kunnen de kantonrechter verzoeken een door u gekozen executeur te ontslaan, maar daarvoor moeten ze dan wel goede redenen aandragen.
TIP: Als de kans bestaat dat de erfenis uit meer schulden dan bezittingen bestaat, is het verstandig de erfenis ‘beneficiair’ te aanvaarden. Om die reden moet de executeur al in een vroeg stadium een beeld krijgen van de plussen en de minnen. De erfenis verwerpen kan ook, met de kanttekening dat een erfgenaam die de erfenis verwerpt letterlijk niets krijgt, dus ook geen foto’s, brieven of andere aandenkens.
Notaris
Staat vast wie executeur moet worden, dan moet de notaris een ‘verklaring van executele’ opstellen, waarin staat wat diens bevoegdheden precies zijn. In voorkomend geval helpt de executeur de erfgenamen de meest gunstige fiscale en financiële keuzes te maken. Het is dus van belang een executeur te benoemen die de complexiteit van uw nalatenschap aankan en daarbij tevens de regie durft te nemen. Bij de afwikkeling van de nalatenschap van ondernemers zijn vaak meerdere adviseurs betrokken (denk aan accountants, fiscalisten en estate planners). Het is van belang dat de executeur een onafhankelijke positie inneemt, waarbij hij de belangen van alle betrokkenen in de gaten houdt.
Boedelbeschrijving
Om inzichtelijk te krijgen welke vermogensbestanddelen er zijn, hoeveel schulden en welke rekeningen op korte termijn moeten worden betaald, dient de executeur een boedelbeschrijving per de overlijdensdatum op te stellen. De boedelbeschrijving geeft uw erfgenamen inzicht in de omvang en samenstelling van uw nalatenschap. Dit hoeft niet notarieel, tenzij ten minste een erfgenaam beneficiair heeft aanvaard, minderjarig is, onder bewind is gesteld, in de wettelijke schuldsanering zit, in surseance van betaling verkeert of failliet is verklaard.
De executeur zal beginnen met een inventarisatie en vervolgens de goederen uit de nalatenschap (laten) waarderen en taxeren. Een veel gemaakte fout is dat nabestaanden de inboedel aangeven tegen de verzekerde waarde. Dat kan leiden tot een te hoge aanslag, omdat dat het bedrag is dat nodig is om de inboedel nieuw aan te schaffen. Bij de erfbelasting is alleen de economische waarde van de inboedel van belang. In het ene huishouden is dat niets (of zelfs negatief, als de erfgenamen moeten betalen om de inboedel te moeten laten afvoeren), in het andere huishouden kan dat vele tienduizenden euro’s zijn.
TIP: Op www.rechtspraak.nl (zoeken op ‘boedelbeschrijving erfenis’) staat een voorbeeldformulier. De aangifte voor de erfbelasting kan eveneens als boedelbeschrijving dienen, omdat daarin ook alle bezittingen en schulden staan omschreven.
Legitimarissen
Een erfgenaam die recht heeft op een bij wet bepaald deel van de nalatenschap, noemen we ‘legitimaris’. Kinderen zijn legitimarissen omdat ze volgens de wet recht hebben op ten minste hun ‘legitieme portie’ — de helft van het erfdeel dat ze zouden ontvangen als er geen testament was. Een legitimaris kan tot 5 jaar na het overlijden van de erflater zijn legitieme portie opeisen en zo de erfdelen van de overige erfgenamen aantasten. Daarom kan het verstandig zijn dat een executeur met de erfgenamen afstemt of het benaderen van (een) legitimaris(sen) gewenst is.
Risico’s afbouwen
De executeur moet als goed huisvader voor uw nalatenschap zorgen. Dat betekent ook dat hij risico’s in de nalatenschap zorgvuldig moet managen en eventueel moet afbouwen. Als er bijvoorbeeld weinig geld op de bank staat maar er is wel een effectenportefeuille en de executeur weet dat er flink wat rekeningen en schulden moeten worden betaald, is het zeker handig tijdig effecten te verkopen. Erfgenamen hebben executeurs aansprakelijk gesteld die onzorgvuldig met dit beleggingsrisico waren omgesprongen.
Aangifte erfbelasting
Zodra de omvang van de nalatenschap vast staat, kan de executeur de aangifte voor de erfbelasting opstellen. Dat moet vóór de datum die in de aangiftebrief staat (ongeveer 8 maanden na de overlijdensdatum). Wordt de aangifte te laat gedaan, dan moeten de erven belastingrente over de aanslag betalen. In een aantal bijzondere situaties is de aangiftetermijn langer (kijk op www.belastingdienst.nl, zoeken op ‘inlevertermijn aangifte erfbelasting’). De erfgenamen kunnen belastingrente voorkomen door binnen 8 maanden na het overlijden een verzoek in te dienen voor een voorlopige aanslag (met het formulier ‘Aanvraag voorlopige aanslag erfbelasting’) en die binnen de gestelde termijn te betalen. In dat geval hoeft alleen belastingrente te worden betaald over het verschil tussen de voorlopige en de definitieve aanslag. Hebben de erfgenamen méér tijd nodig? Op www.belastingdienst.nl vinden ze een formulier waarmee ze uitstel van 5 maanden, voor de tweede keer uitstel of uitstel langer dan 5 maanden kunnen aanvragen.
TIP: Als u als erfgenaam méér spaargeld heeft dan de vrijstelling in box 3, levert het vooruitbetalen van de erfbelasting voordeel op. Bovendien voorkomt u mogelijk negatieve rente!
TIP: In de praktijk blijkt vaak dat er fouten worden gemaakt waardoor de erven te veel erfbelasting betalen. Is de 5-jaarstermijn vanaf de definitieve aanslag erfbelasting nog niet verstreken? Laat dan checken of er nog erfbelasting valt te besparen.
Aangifte inkomstenbelasting
Naast de aangifte erfbelasting zal er ook aangifte inkomstenbelasting moeten worden gedaan over het jaar van overlijden. De executeur is hiervoor niet verantwoordelijk, maar aangezien hij — als het goed is — is ingevoerd in het dossier, is het in de praktijk vaak wel handig als hij die aangifte doet, eventueel in samenspraak met de accountant of belastingadviseur van de overledene. Voor de aangifte van de overledene wordt een zogenaamd ‘F-formulier’ gebruikt, voor de aangifte van de fiscaal partner een ‘P-formulier’.
Nabestaandenmachtiging
Tot voor kort was het aangifteportaal op www.belastingdienst.nl voor de nabestaanden niet toegankelijk. Als gevolg daarvan kon de aangifte niet digitaal worden ingediend en moest een dik pak papier door de executeur of de nabestaanden met de hand worden ingevuld. Sinds eind september kunnen nabestaanden met een zogenaamde ‘nabestaandenmachtiging’ echter toegang krijgen tot de belasting- en toeslagenportalen van de overledene (Mijn Belastingdienst, Mijn Belastingdienst Zakelijk en Mijn toeslagen) en de berichtenbox. Ze kunnen nu zien welke aangiften al gedaan zijn, welke nog moeten worden ingediend en welke vorderingen er eventueel nog open staan, maar ook toeslaginformatie aanpassen en digitaal belastingaangifte doen (de papieren P- en F-biljetten blijven overigens gewoon beschikbaar).
Is er geen testament, dan geldt een vaste volgorde voor wie de nabestaandenmachtiging mag aanvragen: (1) partner (gehuwd of geregistreerd), (2) kinderen (geen stiefkinderen), (3) ouders, broers en zussen, (4) grootouders, (5) ooms, tantes, (6) neven en nichten en (7) overgrootouders. Is er wel een testament, dan hangt de procedure af van het aantal erfgenamen. Is er één, dan kan deze met het testament in de hand de nabestaandenmachtiging aanvragen. Zijn er meer erfgenamen, dan is een notariële verklaring van erfrecht of executele nodig om een nabestaandenmachtiging aan te vragen, omdat daarin staat wie namens de erfgenamen optreedt: (één van) de erfgenamen, de executeur(s) of de vereffenaar(s). Is dat één persoon, dan kan deze de nabestaandenmachtiging krijgen, maar hij/zij kan ook iemand anders machtigen. Gaat het om meerdere personen, dan moeten die bepalen wie de nabestaandenmachtiging krijgt. Per overlijden wordt maar één machtiging afgegeven.
LET OP: Er is een schriftelijke verklaring nodig met daarop de naam en het burgerservicenummer van degene die de nabestaandenmachtiging krijgt. Meer informatie op www.belastingdienst.nl, zoeken op ‘nabestaandenmachtiging’.
LET OP: De nabestaandenmachtiging is niet geschikt om aangifte erfbelasting te doen. Dat moet met de eigen DigiD van de executeur of erfgenaam.
Verdeling
Zodra de executeur de nodige berekeningen heeft gemaakt, de keuzes met de erfgenamen heeft doorgesproken en vastgelegd, en te betalen erfbelasting heeft berekend, kan een ‘conceptakte van verdeling’ door de notaris worden opgesteld. Daarin worden naast alle goederen en kosten van de nalatenschap ook de vorderingen en legaten opgenomen. Op zich kan de verdeling van een erfenis ook onderhands worden geregeld, maar door de verdeling via de notaris vast te leggen, voorkom je dat er achteraf alsnog problemen over ontstaan.
In bepaalde situaties is een notariële akte vereist:
■ bij de verdeling van onroerende zaken als er meer dan één erfgenaam is
■ als een erfgenaam minderjarig is of onder curatele is gesteld
■ als sprake is van een langstlevende-testament en de vorderingen van de kinderen op de langstlevende ouder moeten worden vastgesteld
Nadat alle goederen van de nalatenschap voor verdeling zijn klaargezet, is de executeur in feite klaar met zijn taken. De executeur sluit zijn werkzaamheden af met een zogenaamde ‘verklaring rekening en verantwoording’. Op dit overzicht staan alle uitgaven en inkomsten in de nalatenschap en de handelingen die hij heeft verricht. Nadat deze voor akkoord door de erfgenamen is ondertekend, is de executele formeel afgerond.
Aansprakelijkheid
Executeurs moeten goed nadenken over het aanvaarden van hun functie. Zij zijn namelijk hoofdelijk aansprakelijk voor de verschuldigde erfbelasting als ze namens de erven aangifte erfbelasting doen. In een situatie waarin bijvoorbeeld sprake is van zwart geld dat door de Belastingdienst wordt ontdekt, klopt de fiscus aan bij de executeur voor de achterstallige belasting en de (forse) boete, en dan moet hij nog maar zien of hij het geld van de erfgenamen terugkrijgt. De meeste professionele executeurs zullen erfgenamen een vrijwaring laten tekenen. Dat zal hen extra stimuleren om het volledige vermogen op te geven.
CONCLUSIE
U benoemt de executeur(s) van uw nalatenschap bij testament. Denk bij de keuze goed na, want de functie gaat gepaard met veel verantwoordelijkheden. Niet alleen moet de executeur de financiën van de erflater in kaart brengen en ervoor zorgen dat eventuele schuldeisers worden betaald, hij (of zij) dient soms ook fiscaal advies te geven aan de erfgenamen en kan op fouten juridisch worden aangesproken (niet alleen door de erfgenamen maar ook door de fiscus of door schuldeisers). Een executeur kan weigeren de functie te aanvaarden. Dan moeten de erfgenamen gezamenlijk de erfenis afhandelen of een professionele executeur inschakelen. Dat laatste is bij complexe erfenissen vaak te verkiezen.
I. Brik FFP CFP is gecertificeerd financieel planner, estate planner, echtscheidingsdeskundige, (levens)executeur/toezichthouder, voorzitter van de Vereniging van (Levens)executeurs (www.velex.nl) en auteur van het eerder dit jaar verschenen boek ‘Wacht maar tot ik dood ben’.
Bron: FiscAlert oktober 2021 | jrg 27 nr 8 | p.26-29